Risør kommune benytter et systemet som heter Kaukus for å melde forfall/habilitet, samt innkalling av vararepresentanter. Dette systemet blir benyttet til møtene for kommunestyret, formannskapet og utvalgene. Det vil fortløpende bli vurdert øvrige råd og utvalg hvor dette systemet kan bli tatt i bruk.
Alle folkevalgte som er valgt inn i nevnte organer må benytte dette systemet for å melde forfall til møter, be om habilitetsvurdering samt besvare eventuelle varainnkallinger.
Utvalgsledere og gruppeledere kan logge seg inn på Kaukus.no for å se hvem som har meldt forfall og hvilke vara som møter til et spesifikt møte.
Hvordan melde forfall til hele eller deler av møtet:
De faste representantene i aktuelt politisk utvalg mottar en e-post med lenke en uke før møtet. Forfall til møtet kan kun meldes inn via lenken i denne e-posten.
Klikk på lenke i e-post som du mottar en uke før møtet starter
- Velg «forfallstype»
- Hele møtet, begrunnelse må angis
- Deler av møtet, begrunnelse må angis sammen med tidspunkt det forventes representanten forventer å møte/må fratre
- Inhabilitet, saksnummer må angis - Se avsnitt under om habilitet
- Fyll inn begrunnelse for forfall/habilitet
- Klikk på den blå knappen «Meld forfall»
Forfallet er nå registrert i varainnkallingssystemet. Det blir umiddelbart sendt en SMS med innkalling til varamedlem.
Hvordan varamedlemmer mottar og besvarer varainnkalling
Varamedlem blir innkalt via SMS i den rekkefølge de er valgt inn. I tekstmeldingen er det angitt hvem som har meldt forfall, om det er hele eller deler av møtet, eventuelt om det kun er som habilitetsvara innkallingen gjelder.
Dersom varamedlemmet kan møte, må tekstmeldingen besvares med Ja.
Dersom varamedlemmet ikke kan delta, må tekstmeldingen besvares med Nei. Dersom det svares nei går det umiddelbart en innkalling via SMS til neste varamedlem.
NB! Det er ikke anledning til å skrive annet enn Ja, eller Nei i tekstmeldingen som besvares. Dersom det skrives noe annet vil det komme en ny melding i retur hvor det presiseres at det kun er anledning til å skrive Ja, eller Nei.
Tidsintervall
Dersom varamedlemmet ikke svarer sendes det automatisk en SMS-påminnelse. Denne kommer etter 8 timer dersom det er mer enn 48 timer til møtestart. Dersom det er mellom 48 og 24 timer til møtestart kommer påminnelsen etter 2 timer. Dersom det er mindre enn 24 timer til møtestart kommer den etter 30 minutter. Det kommer 2 slike påminnelser før varamedlemmet hoppes over og neste varamedlem får innkallingen.
Hva er Habilitet
Som folkevalgt vil du kunne komme i en posisjon hvor det kan stilles spørsmål om du er inhabil til å være med på å fatte vedtak i en sak som er til behandling. At en er inhabil innebærer at det foreligger omstendigheter som er egnet til å svekke tilliten til din upartiskhet, og det handler om hvilken personlige posisjon man har i en sak. Dette kan være at man står nær den som er part i en sak, eller at man har økonomiske interesser i et bestemt utfall av en sak.
Habilitetsregler
Formålet med habilitetsregler er å sikre korrekte avgjørelser, opprettholde tilliten til de som fatter avgjørelsene, og beskytte beskytte beslutningstakerne mot at det sås tvil om deres troverdighet. Det er ikke kritikkverdig å være inhabil, men det kan være kritikkverdig å ikke fratre om en er inhabil.
Gjør en vurdering i god tid før møtet
For å sikre en god vurdering og tilstrekkelig tid for varainnkalling bør du vurdere din egen habilitet i god tid før møtet hvis det er mulig.
Vurdering av automatisk inhabilitet etter forvaltningsloven § 6 første ledd
Hva er svaret på disse spørsmålene?
- Er du selv part i saken?
- Er du i slekt eller svogerskap med en part?
- Er du, eller har du vært gift med eller forlovet med en part i saken?
- Er du, eller har du vært fosterforelder eller verge til en part i saken?
- Er du eller har du ledende stilling eller styreverv for et selskap/forening/stiftelser som er part i saken?
Part: Part i saken er du når avgjørelsen retter seg mot deg eller saken ellers direkte gjelder deg. F.eks dersom du har søkt om noe eller klaget på et pålegg fra kommunen.
Er svaret ja på ett eller flere av spørsmålene?
Hvis du kan svare ja på ett eller flere av disse spørsmålene er du automatisk inhabil og kan ikke delta i behandlingen av saken. Du må melde din habilitet i Kaukus, og velge "Jeg er helt sikker på at jeg er inhabil". Husk å oppgi årsak (hvilke forhold/slektskap gjør at du er direkte inhabil i saken?)
Varainnkalling går automatisk til første ledige vara.
Er svaret nei på alle spørsmålene?
Hvis du svarer nei på spørsmålene over kan du likevel være inhabil etter den såkalte "sekkebestemmelsen" i forvaltningsloven § 6 andre ledd. Da skal en gjøre en skjønnsmessig vurdering av om det foreligger "særenge forhold som er egnet til å svekke tilliten til din upartiskhet".
Vurdering av inhabilitet etter forvaltningsloven § 6 andre ledd
- Innebærer saken en særlig fordel eller ulempe for deg eller noen du har nær personlig tilknytning til?
- Hva slags fordel/ulempe og hvor stor er denne?
- Hvor sannsynlig er det at denne fordelen/ulempen inntrer?
- Er dette egnet til å svekke tilliten til at du vil behandle saken objektivt?
Det må være en særlig forbindelse mellom den folkevalgte og saken, og det må være noe som skiller seg fra det som er typisk for slike relasjoner. For eksempel et særlig nært vennskap/uvennskap, naboforhold eller konkurranseforhold.
Tror du det kan være "særegne forhold" i saken?
Hvis du kommer til at det kan foreligge "særegne forhold" for deg i denne saken, må du reise spørsmål om din habilitet. Du melder dette i Kaukus, og velger "Jeg ber om habilitetsvurdering". du må oppgi de opplysningene som er relevant for spørsmålet om habilitet
- Har din habilitet vært vurdert i lignende saker?
- beskriv kort forhold ved den aktuelle saken som gjør at du stiller spørsmål ved din habilitet
- hvilke interesse har du eller den tilknyttende personen til den aktuelle saken
- Hva er din egen vurdering av din habilitet
Dette må du gjøre i godt tid før møtet, slik at vararepresentant eventuelt kan kalles inn. Politisk sekretariat i samråd med kommunedirektør og eventuelt ordfører vurderer sannsynlighet for inhabilitet og kaller eventuelt inn vara.
Slik saksbehandles habilitetsspørsmål i møtet
- Møteleder tar opp spørsmålet før saken behandles.
- Den det gjelder uttaler seg om spørsmålet og fratrer.
- Varamedlemmet tiltrer.
- Det folkevalgte organet avgjør selv om medlemmet er inhabil og stemmer over habilitetsspørsmålet.
- Beslutningen protokollføres.
- Saken tas til behandling.
Lover og regler
Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker § 6 (forvaltningsloven)
habilitet_i_kommuner_og_fylkeskommuner.pdf (regjeringen.no)